会社をソフトに合わせない記帳。AIで「うちの会社専用」が当たり前になる

公開日：2026年11月3日 ／ カテゴリ：記帳・経理 ／ 長谷部社会保険労務士事務所

記帳代行をしていると、つくづく思うことがあります。会社って、ほんとうに一社ずつ違う。

同じ「交際費」でも、どこまでを交際費にするかは会社の方針で変わります。社長のポケットマネーと会社のお金の境目も、口座の使い分けも、会社ごとに癖があります。レシートの裏に従業員のあだ名だけが書いてあって、それが誰かは、その会社を知っている人にしか分からない、なんてこともあります。

汎用ソフトは、会社をソフトに合わせさせる

月額の会計ソフトは、たくさんの会社が同じように使えるように作られています。それはソフトとして正しい作り方です。

ただ、その裏返しとして、会社のほうがソフトの型に合わせることになります。型からはみ出す会社の癖は、取り込むたびに人が見て、直すしかありません。どんなに便利なソフトでも、取り込んだあとの確認がいらなくなることはありません。

AIで、「うちの会社専用」が安く作れるようになった

これまで、会社ごとに専用の仕組みを作るのは、お金がかかりすぎて現実的ではありませんでした。だからみんな汎用ソフトに合わせてきました。

AIが来て、ここが変わりました。うちではいま、顧問先ごとに「この会社の記帳はこうする」という手順書を作って、AIに渡しています。

• この会社は、この科目をこう使う
• この会社のレシートに出てくるあだ名は、この人
• この会社で過去に起きた間違いは、これ

昔の記帳の担当者が頭の中に持っていた「この会社はこう」を、そのまま手順書に残しておけるようになった、という感じです。担当者が変わっても、その会社の癖は消えません。

誤解のないように書いておくと、AIにしたからといって確認がいらなくなるわけではありません。うちでは通帳の残高で読み取りを検算して、合わないところだけ人が見ています。確認は残る。でも、人が全部を覚えていなくていい。ここが楽になったところです。

道具は一つ、ルールは会社ごと

全部を会社ごとに作ると、今度は法律が変わったときに大変です。税率が変わったら、全社の手順書を一つずつ直すことになってしまう。

なので、分け方を決めています。

道具は一つでいい。通帳を読む、レシートを取り込む、決まった場所にしまう、残高で検算する。ここは全社同じです。会社ごとに違うのは、その道具に渡すルールのほうです。

「AIにやらせないことの決まり」も、全社共通にしています。中身は主に個人情報の守り方です。従業員の名前や口座番号、マイナンバーのような情報は、AIに読ませる前に伏せる。顧問先の書類は、その会社の処理のためだけに使い、ほかの会社の処理に混ぜない。決めた保管場所の外には出さない。AIに会社のお金と人のデータを触らせることに不安があるのは当然で、何を見せないか・どこから出さないかを先に決めておくことで、その不安に答えています。

こう分けておけば、法律が変わったときに直すのは道具側だけ。会社ごとの手順書は、増えるほど強くなります。

データは手元に。会計ソフトはいつでも乗り換えられる

もう一つ大事にしているのは、仕訳のデータを手元に残すことです。

うちで作る仕訳のデータは、多くの会計ソフトに取り込める素朴な形にしています。ある会計ソフトの中にしかデータがない状態だと、値上げがあっても、使いにくくなっても、なかなか出られません。手元にデータがあれば、ソフトは道具として選び直せます。

まず、「うちの会社はこう」を書き出してみる

専用の仕組みと言っても、入り口は難しくありません。うちが顧問先ごとに作っている手順書も、中身は次の4つの束です。

1. 毎月の記帳のルール（締め日、誰が何をいつまでに、現金と口座の分け方）
2. 必要な証票（何が揃えば仕訳できるか。レシート、請求書、通帳、カード明細）
3. 会計ソフトに取り込めるCSVの形（列の並び、日付の書き方、ソフトが読める形に揃える約束ごと）
4. 仕訳の科目の使い方（この支出はこの科目。迷いやすいものは、会社としてこう決めた、の記録）

これを一度文字にしておくと、ソフトを替えても、担当が替わっても、会社の癖は残ります。AIに手順書として渡すのは、その次の話です。

毎月の利用料に縛られない記帳。会社に合わせた処理。データはいつも手元に。まずは、自分の会社の「こう」を書き出すところからです。

監修：長谷部真也（社会保険労務士）

長谷部社会保険労務士事務所。給与計算・社会保険手続き・就業規則・労務相談から、記帳代行・電子申請の自動化まで、中小企業のバックオフィスを支援しています。